Det börjar med rätt frågor
Vi kartlägger om filerna finns i personligt OneDrive, en gemensam webbplats eller Teams. Interna och externa mottagare kan ha olika åtkomstvägar. Befintliga länkar och organisationens delningspolicy behöver granskas innan nya arbetsrutiner införs.
Det här kan hjälpen omfatta
Hjälpen kan omfatta en avtalad mappstruktur, tydliga behörighetsgrupper och demonstration av lämpliga delningsval. Vi skiljer dokumentägande från en persons tillfälliga inloggning. Återkallande av åtkomst och ansvar vid personalförändringar ingår i planeringen.
Förbered inför hjälpen
Välj ett ofarligt testdokument och beskriv vilka personer som ska läsa respektive ändra. Utse en innehållsansvarig. Ange om externa samarbetspartner använder egna arbetskonton eller behöver en annan stödd väg.
Så kontrolleras resultatet
Prova både avsedd åtkomst och att en obehörig testmottagare inte får samma rättigheter. Kontrollera hur länken kan återkallas och att medarbetarna hittar den rätta versionen av dokumentet.
Gränser och nästa steg
När en mottagare har hämtat en fil kan en senare återkallad länk inte garantera att alla kopior försvinner. Tekniska delningsval måste passa informationens känslighet och verksamhetens regler.
En vanlig fråga
Är en länk alltid säkrare än en bilaga?
En länk kan ge bättre kontroll när rätt behörigheter används, men en alltför öppen länk kan också spridas. Inställningar och mottagare avgör hur delningen ska bedömas.
Officiella vägar och mer information
Detaljer beror på modell, programversion och tjänstens aktuella villkor. Tillverkarlänkarna är vidare läsning; Tandees är en fristående hjälpaktör.